Cách áp dụng mã GLN trong giao dịch thương mại

Mã phân định địa điểm toàn cầu GLN là một loại mã thông dụng trong hoạt động thương mại. Mã GLN giúp phân định các bên, hoặc các vị trí cụ thể trong giao dịch. Mà những “vị trí” ở đây không chỉ là vị trí địa lý, mà còn bao gồm cả chức năng, địa điểm số... Việc phân định như vậy giúp cho những “vị trí” được nhắc tới trong một giao dịch trở nên rõ ràng, rành mạch hơn, giảm thiểu được khả năng nhầm lẫn giữa địa điểm, nơi đến khác nhau. Mã GLN có 4 cách áp dụng, hay còn gọi là 4 ứng dụng chính của mã GLN, đó là: phân định thực thể pháp nhân, phân định chức năng, phân định vị trí tự nhiên, phân định vị trí số.

Cụ thể hơn, sau đây tôi xin trình bày cách áp dụng mã GLN trong giao dịch thương mại.

Phân định thực thể pháp nhân

Thực thể pháp nhân là một chủ thể được quy định và công nhận bởi pháp luật, có những quyền và nghĩa vụ nhất định. Thực thể pháp nhân có thể là một doanh nghiệp, một cơ quan Nhà nước, một tổ chức, hay một cá nhân. Thực thể pháp nhân phải có khả năng ký kết các thỏa thuận và hợp đồng. GLN có thể được sử dụng để phân biệt thực thể pháp nhân này với thực thể pháp nhân khác. Gắn với GLN phân định thực thể pháp nhân, có thể đi kèm một số thông tin cụ thể hơn về thực thể đó, như địa chỉ trụ sở, số điện thoại, mã số thuế...

Phân định chức năng

Ngoài việc sử dụng để phân định thực thể pháp nhân, mã GLN cũng có thể được sử dụng để phân định chức năng của thực thể pháp nhân. Tuy nhiên, chức năng này phải là riêng biệt, tức là chức năng đó chỉ thuộc bộ phận được cấp mã GLN phân định chức năng đó. Ví dụ, trong một công ty có nhiều phòng ban, và phòng Logistics hoạt động một cách độc lập và riêng biệt, thì có thể sử dụng mã GLN để phân định riêng phòng Logistics đó với các phòng ban khác của công ty và với cả các chủ thể khác. Như vậy, trong cùng một thực thể pháp nhân, nhưng những phòng ban không được phân định thì vẫn sẽ được coi như là một phần của GLN của thực thể pháp nhân, những chức năng của các phòng ban đó có thể sẽ được liệt kê khi tra cứu GLN của thực thể pháp nhân, còn phòng ban có chức năng riêng biệt được phân định thì sẽ được gắn với một GLN mới.

Phân định vị trí tự nhiên

Vị trí tự nhiên ở đây chính là một vị trí thực, một địa điểm thực tế, có thể định vị được. Nó có thể là một địa chỉ của cửa hàng, của văn phòng, của kho hàng, hoặc có thể nhỏ hơn như địa điểm một máy bán hàng trong một cửa hàng... GLN phân định vị trí tự nhiên có thể gắn thêm những thông tin khác như số điện thoại, địa chỉ email, giờ hoạt động,... để người tìm có thể tiếp cận được với vị trí đó.

Phân định vị trí số

Vị trí số là một loại địa điểm dưới hình thức điện tử, có thể trao đổi giữa các hệ thống máy vi tính. Hay nói một cách đơn giản hơn, vị trí số là một dạng tập hợp dữ liệu mà qua đó thể hiện những nội dung nhất định liên quan đến hoạt động của thực thể pháp nhân. GLN có thể dùng để phân định những vị trí số khác nhau của cùng một thực thể pháp nhân, cũng như phân biệt với các vị trí số khác. GLN phân định vị trí số có thể gắn với cả các thông tin liên quan tới vị trí số đó như website, số điện thoại của người quản trị hệ thống...

Lưu ý rằng, những thông tin đi kèm trong một mã GLN sẽ gắn cố định với mã GLN đó. Tức là, những thông tin đó không thể bị thay đổi. Khi cần phải thay đổi thông tin gắn với một thực thể pháp nhân, hoặc một chức năng, hoặc một vị trí tự nhiên, hoặc một vị trí số đã được cấp GLN, thì GLN đó sẽ bị ngừng sử dụng và phải cấp GLN mới kèm với những thông tin đã được thay đổi.

Ngoài ra, một mã GLN còn có thể dùng để phân định nhiều địa điểm khác nhau. Ví dụ, một công ty có thể sử dụng mã GLN A để phân định thực thể pháp nhân của mình, đồng thời cũng dùng mã GLN A để phân định vị trí tự nhiên là địa chỉ trụ sở chính của công ty. Hoặc mã GLN B có thể vừa dùng để phân định chức năng marketing của một bộ phận của công ty X, vừa dùng để phân định vị trí của văn phòng đảm nhiệm chức năng đó. Tuy nhiên, phải lưu ý rằng, một mã GLN chỉ có thể sử dụng để phân định nhiều địa điểm khác nhau khi những địa điểm đó thuộc cùng một thực thể pháp nhân.

Trên đây là những hiểu biết của tôi về những cách áp dụng của mã GLN. Mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các bạn!