Như chúng ta đã
biết, từ ngày 01/07/2015, doanh nghiệp sẽ có quyền tự do quyết định nội dung,
hình thức, số lượng con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, để con dấu có hiệu lực, đầu
tiên doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Bên cạnh đó, còn một số quy định trong pháp luật doanh nghiệp hiện hành mà các
doanh nghiệp khi muốn thiết kế, sử dụng con dấu cần lưu ý. Sau đây tôi xin
chia sẻ những hiểu biết của mình về các quy định này.
Những đối tượng nào có thẩm quyền quyết định đối với con dấu doanh nghiệp
Con dấu doanh
nghiệp do doanh nghiệp tự quyết định, tức là quyền quyết định con dấu sẽ chuyển
từ thẩm quyền của cơ quan quản lý của Nhà nước sang thẩm quyền của một hay nhiều
cá nhân trong doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai trong doanh nghiệp cũng có
quyền quyết định các vấn đề liên quan đến con dấu doanh nghiệp. Theo quy định tại
Khoản 1 Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, thì chỉ những người hoặc nhóm người
sau được quyết định nội dung, hình thức, số lượng của con dấu đồng thời quyết định
việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp:
- Chủ doanh nghiệp tư nhân (đối với doanh nghiệp tư nhân);
- Hội đồng thành viên (đối với công ty hợp danh);
- Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn);
- Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần).
Như vậy, chỉ có
những người hoặc nhóm người có vai trò quản lý, điều hành doanh nghiệp mới có
quyền quyết định đối với các vấn đề liên quan đến con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên,
cũng có trường hợp Điều lệ của doanh nghiệp đã có quy định về con dấu doanh
nghiệp. Trong trường hợp đó, thì con dấu sẽ được quyết định dựa vào quy định
trong Điều lệ của doanh nghiệp.
Những hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu
Tuy được tự do lựa
chọn hình thức và nội dung thể hiệu trên con dấu, nhưng pháp luật cũng đưa ra một
số giới hạn nhất định đối với những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu của con dấu doanh
nghiệp. Những giới hạn đó được quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.
Theo đó, con dấu doanh nghiệp không được chứa các hình ảnh, biểu tượng, tên gọi
của Đảng, Nhà nước, cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp. Ngoài ra, con dấu doanh nghiệp cũng
không được chứa từ ngữ, ký hiệu không phù hợp với truyền thống, lịch sử, văn
hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Nếu phát hiện doanh
nghiệp sử dụng con dấu vi phạm quy định trên, thì doanh nghiệp sẽ phải chấm dứt
việc sử dụng con dấu và chịu trách nhiệm bồi thường các thiệt hại phát sinh nếu
có. Lưu ý rằng, cơ quan đăng ký không thẩm tra nội dung con dấu khi thực hiện
thủ tục thông báo mẫu con dấu, do đó cơ quan này cũng hoàn toàn không có trách
nhiệm gì trong việc con dấu doanh nghiệp vi phạm các quy định về nội dung, hình
thức theo pháp luật doanh nghiệp.
Quy định về việc thông báo mẫu con dấu
Theo quy định tại
Luật Doanh nghiệp hiện hành, trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải thông báo mẫu
con dấu cho Phòng đăng ký kinh doanh. Thông báo phải bao gồm các nội dung chính
như: tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp, số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm
có hiệu lực của mẫu con dấu (theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP).
Ngoài ra, kèm
theo thông báo còn phải có Quyết định về hình thức, nội dung, số lượng của con
dấu của người hoặc nhóm người có chức danh điều hành, quản lý doanh nghiệp (chủ
sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, Hội đồng thành viên, Hội đồng
quản trị...). Trong trường hợp doanh nghiệp là công ty TNHH hai thành viên trở
lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh, thì ngoài Quyết định về hình thức, nội
dung, số lượng của con dấu, khi thông báo còn cần kèm theo cả bản sao hợp lệ
biên bản họp của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị hoặc các thành
viên hợp danh (cụ thể được quy định tại Khoản 4 Công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD năm
2015).
Sau khi nhận được
thông báo, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ trao cho doanh nghiệp giấy biên nhận,
đăng tải thông báo về mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh
nghiệp và cấp thông báo về việc đăng tải thông tin cho doanh nghiệp.
Đối với con dấu của doanh nghiệp đã thành lập từ trước 01/07/2015
Pháp luật doanh
nghiệp khi có những quy định mới về con dấu doanh nghiệp cũng đã tính đến vấn đề
con dấu của các doanh nghiệp đã thành lập từ trước khi Luật Doanh nghiệp 2014
có hiệu lực. Theo đó, tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP, đối với các doanh nghiệp đã
thành lập từ trước 01/07/2015, có thể chia thành 3 trường hợp:
TH1: Doanh nghiệp
đó tiếp tục sử dụng con dấu đã đăng ký: doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện
thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh, trừ trường hợp doanh nghiệp
muốn làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu.
TH2: Doanh nghiệp
đó làm con dấu mới: doanh nghiệp phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng
ký mẫu dấu mà mình đang sở hữu cho cơ quan đã cấp, cơ quan đó sẽ cấp lại giấy
biên nhận để doanh nghiệp có thể thực hiện làm con dấu mới theo quy định của
pháp luật.
TH3: Doanh nghiệp
đó bị mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu: doanh nghiệp phải thông
báo việc này cho cơ quan đã cấp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, sau
đó có thể thực hiện làm con dấu mới theo quy định của pháp luật.
Trên đây là một số
hiểu biết của tôi về những quy định về con dấu doanh nghiệp hiện hành. Đây cũng
là những lưu ý cần thiết nếu bạn muốn sử dụng một con dấu doanh nghiệp một cách
đúng pháp luật. Có thể thấy, mặc dù quy định mới về con dấu đã mở rộng hơn rất
nhiều so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, nhưng vẫn còn có những giới hạn
nhất định. Khi muốn sử dụng một con dấu doanh nghiệp, tốt nhất bạn hãy nghiên cứu
thật kỹ những quy định có liên quan để tránh xảy ra hậu quả đáng tiếc.
Nhận xét
Đăng nhận xét